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Les dossiers médicaux sont pendant longtemps gardés par les établissements de santé pour plusieurs raisons. Lorsqu’arrive le moment pour ces centres de s’en débarrasser, il y a un protocole à suivre. Voici comment procéder pour la destruction d’archives médicales.
Quelques règles à respecter lors de la destruction des archives médicales
Les archives médicales sont principalement constituées des dossiers des patients d’un hôpital. Ce sont des documents considérés comme étant des patrimoines. Pour cela, il faut que l’établissement de santé les détruise sous la supervision de la direction générale des patrimoines et du service interministériel des archives de France. Cela suppose que la validation de la décision de destruction archives médicales doit provenir des directeurs de ces services. Cela dit, les documents à détruire sont minutieusement choisis par la direction des archives. Il y a donc un bordereau de destruction qui est créé pour le suivi de tous les dossiers. Ce dernier doit comprendre :
- la liste des archives à détruire,
- leur nature et
- la signature de la direction des archives.
Cette dernière a donc l’obligation de garder la liste des documents présents sur le bordereau.
Les étapes de la destruction archives médicales
Détruire une archive médicale ne peut se faire sous l’unique direction de l’hôpital. Il faut respecter certains principes.
Vérification de l’expiration du délai de conservation
Il faut préciser que les dossiers des patients d’un établissement ont une durée de vie estimée à environ 20 ans. Ainsi, avant de procéder à la destruction archives médicales, il faut nécessairement que ce délai soit atteint. La conservation du dossier médical d’un patient prend effet dès le dernier jour de ce dernier dans l’hôpital. Il y a certaines exceptions qui sont appliquées à cette règle. Par exemple, la durée de conservation peut expirer avant que le patient concerné ne soit âgé de 28 ans. Dans ce cas, le dossier est gardé plus longtemps.
Si un patient meurt avant sa dixième année, il est conservé pour une durée de 10 ans avant d’être détruit. Ces dix années de conservation sont comptées à partir de sa date de décès. La loi autorise les établissements de santé à garder certains dossiers au-delà des 20 années réglementaires. C’est pour cela qu’avant de procéder à la destruction archives médicales, le personnel mandaté doit s’informer de tout.
La destruction des archives
La destruction archives médicales n’est possible qu’à la réception d’un bordereau. Celui-ci doit être accompagné du visa du chef service des archives. Il est possible que certains établissements médicaux aient confié la gestion de ces documents à une structure indépendante. Dans ce cas, ceux à détruire doivent être nécessairement retournés dans leurs locaux.
Pour détruire les archives médicales, il faut tout de même respecter une exigence légale. Lesdits documents jouissent d’une sensibilité élevée. Il faut faire recours à une instance publique mandatée pour la réalisation de cette tâche. Pour éviter toute éventuelle incohérence dans le respect du protocole, il est recommandé de vérifier les mentions légales de l’instance.
Lorsque toutes ces démarches sont bien suivies, vous devez veiller à ce que les documents soient effectivement détruits. Si ce n’est pas le cas, des poursuites judiciaires sont possibles. Il est possible que l’établissement médical se charge de la destruction lui-même.
Choisir une entreprise pour la destruction d’archives médicales
Les archives médicales, contenant des informations personnelles et délicates, leur destruction doit répondre à des critères bien précis. Pour commencer, il est nécessaire d’attendre la réception du bordereau de destruction transmis par le Service des Archives. Sans ce document officiel avec visa, la destruction ne peut avoir lieu. Ensuite, il faut impérativement récupérer les archives, si ces dernières étaient classées en dehors de l’établissement. Enfin, il faut sélectionner une entreprise spécialisée dans la destruction des archives publiques. Il est donc obligatoire de faire appel à une entreprise compétente pour la destruction d’archives médicales. Nous allons donc vous expliquer comment la choisir.
La première chose à vérifier, c’est que la société possède bien l’autorisation légale de s’occuper de la destruction d’archives médicales. Vous devriez avoir l’information sur le site internet de l’entreprise. C’est obligatoire, car la confidentialité des données doit être respectée. Il ne faudrait pas que cela tombe entre de mauvaises mains. Des données médicales volées peuvent notamment faire l’objet d’une usurpation d’identité. Il est donc important de choisir une entreprise agréée pour vous acquitter de cette responsabilité.
Dans un second temps, vous devez choisir une entreprise dont la localisation se trouve dans votre secteur géographique. Là encore, grâce à internet, cela ne devrait pas être un problème. Sachez que plus l’entreprise est loin et plus le tarif sera élevé.
Cela nous amène donc à parler du coût de ce service. Si la distance est un critère influençant le tarif, il en existe d’autres. En effet, le prix va aussi dépendre du volume de documents à détruire et de la fréquence où vous aurez besoin de le faire. Il est évident que plus la quantité est importante et plus le tarif sera dégressif. De la même manière, le prix va être plus avantageux si vous souscrivez un abonnement. Évidemment, nous vous invitons à en savoir davantage en demandant un devis. Dans l’idéal, il est même recommandé d’en demander plusieurs, afin de comparer avec la concurrence et d’entamer des négociations.
Quels établissements possèdent des archives médicales ?
En matière d’archives médicales, il existe des documents purement administratifs, mais aussi des données en lien avec la santé des patients. De nombreux établissements et professionnels de la santé sont donc concernés par les archives médicales. Par ailleurs, cela ne concerne pas uniquement les patients. En effet, les établissements médico-sociaux ont aussi des informations sur leur personnel. Cela signifie que les documents médicaux à détruire sont nombreux et divers. En ce qui concerne les dossiers patients, les données sont également nombreuses. Cela peut être :
- des résultats d’examen
- des données de laboratoire
- des listes de médicaments
- des notes médicales
- des compte-rendus de professionnels de la santé (infirmier, psychologue, assistant social…)
Il faut aussi prendre en compte que cela ne concerne pas uniquement les hôpitaux et les cliniques. Les Ehpad et les cabinets libéraux (dentistes, infirmiers…) ont aussi des archives médicales en leur possession. De nombreuses structures et professionnels peuvent donc solliciter les services d’une entreprise pour la destruction de documents.