Comment procéder pour la destruction d’archives médicales ?

Les dossiers médicaux sont pendant longtemps gardés par les établissements de santé pour plusieurs raisons. Lorsqu’arrive le moment pour ces centres de s’en débarrasser, il y a un protocole à suivre. Voici comment procéder pour la destruction d’archives médicales.

Quelques règles à respecter lors de la destruction des archives médicales

Les archives médicales sont principalement constituées des dossiers des patients d’un hôpital. Ce sont des documents considérés comme étant des patrimoines. Pour cela, il faut que l’établissement de santé les détruise sous la supervision de la direction générale des patrimoines et du service interministériel des archives de France. Cela suppose que la validation de la décision de destruction archives médicales doit provenir des directeurs de ces services. Cela dit, les documents à détruire sont minutieusement choisis par la direction des archives. Il y a donc un bordereau de destruction qui est créé pour le suivi de tous les dossiers. Ce dernier doit comprendre :

  • la liste des archives à détruire,
  • leur nature et
  • la signature de la direction des archives.

Cette dernière a donc l’obligation de garder la liste des documents présents sur le bordereau.

Les étapes de la destruction archives médicales

Détruire une archive médicale ne peut se faire sous l’unique direction de l’hôpital. Il faut respecter certains principes.

Vérification de l’expiration du délai de conservation

Il faut préciser que les dossiers des patients d’un établissement ont une durée de vie estimée à environ 20 ans. Ainsi, avant de procéder à la destruction archives médicales, il faut nécessairement que ce délai soit atteint. La conservation du dossier médical d’un patient prend effet dès le dernier jour de ce dernier dans l’hôpital. Il y a certaines exceptions qui sont appliquées à cette règle. Par exemple, la durée de conservation peut expirer avant que le patient concerné ne soit âgé de 28 ans. Dans ce cas, le dossier est gardé plus longtemps.

Si un patient meurt avant sa dixième année, il est conservé pour une durée de 10 ans avant d’être détruit. Ces dix années de conservation sont comptées à partir de sa date de décès. La loi autorise les établissements de santé à garder certains dossiers au-delà des 20 années réglementaires. C’est pour cela qu’avant de procéder à la destruction archives médicales, le personnel mandaté doit s’informer de tout.

La destruction des archives

La destruction archives médicales n’est possible qu’à la réception d’un bordereau. Celui-ci doit être accompagné du visa du chef service des archives. Il est possible que certains établissements médicaux aient confié la gestion de ces documents à une structure indépendante. Dans ce cas, ceux à détruire doivent être nécessairement retournés dans leurs locaux.

Pour détruire les archives médicales, il faut tout de même respecter une exigence légale. Lesdits documents jouissent d’une sensibilité élevée. Il faut faire recours à une instance publique mandatée pour la réalisation de cette tâche. Pour éviter toute éventuelle incohérence dans le respect du protocole, il est recommandé de vérifier les mentions légales de l’instance.

Lorsque toutes ces démarches sont bien suivies, vous devez veiller à ce que les documents soient effectivement détruits. Si ce n’est pas le cas, des poursuites judiciaires sont possibles. Il est possible que l’établissement médical se charge de la destruction lui-même.

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